第一章　总　则

　　第一条 为了规范学校物资设备采购行为，保障采购质量，提高学校采购资金的使用效益，促进廉政建设，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国招标投标法》有关规定,制定本办法。

　　第二条 凡学校各部门使用财政预算内、外资金和科研经费、贷款、捐赠资金等财政性资金购置下列物资的，均纳入学校物资设备采购的范围：

　　(一)教学设备、办公设备、科研设备、实验室设备、交通工具、家具以及构成固定资产的其它物资设备。

　　(二)图书、数字资源和图书馆订阅的期刊。

　　(三)化学试剂、药品以及其它低值易耗品。

　　国家及省、部委等专项资金用于购置仪器设备有特殊要求者，按特殊要求执行。

　　第三条 有下列情况之一的学校物资设备采购，经批准同意后，可不受本办法限制：

　　（一）涉及国家安全和国家机密的；

　　（二）人民生命财产遭受危险，需紧急采购的；

　　（三）因自然灾害等不可抗力因素，需紧急采购的；

　　第四条 学校物资设备采购必须贯彻勤俭办学的方针，遵循公开透明、公平竞争、公正平等和诚实守信的原则，在采购活动中切实维护国家、学校的利益，自觉接受政府采购主管部门和学校财务、监察、审计、工会等部门以及全校教职工的监督。

　　　　　　　　　第二章　组织机构及职责

　　第五条 资产管理处是学校物资设备（含图书）采购的执行机构，负责全校物资设备采购活动的组织与实施。主要职责是：

　　（一）认真贯彻执行国家有关法律、法规和学校物资设备采购的有关规章制度；

　　（二）制订学校物资设备采购、管理的规章制度；

（三）负责组织全校教学、科研、行政办公所需的专用设备、一般设备、交通工具、家具、图书等物资的采购。

（四）负责组织采购项目的标书、合同及相关文件的制作；

（五）负责组织有关部门对采购的仪器、设备、家具、图书等进行验收，督促供货方按合同提供售后服务。

（六）收集、发布和统计仪器设备、家具采购信息。

（七）办理采购工作领导小组交办的其他采购事务。

　　　　　　　　　第三章 计划审批

第六条 经费管理部门必须在上一年度末编制采购财务预算,报计财处汇总,向财政部门申报政府采购预算，原则上未列入采购预算的项目，不能进行采购，确需采购的，应追加或调整预算。

第七条 采购项目审批实行归口管理原则，使用部门必须按程序办理申购报批手续。报批流程如下：使用部门填写物资设备申购报告（并附采购物品的技术参数和性能要求、经费预算等，大型仪器设备采购须附可行性论证报告）→经费管理职能部门签具意见（教学仪器设备的采购计划由教务处审定，科研设备或学科平台采购设备的采购计划由科技处或学科建设办公室审定，行政办公设备及家具的采购计划由资产处审定，图书的采购计划由图书馆审定）→校领导签批(是否同意采购) →校物资采购领导小组领导签批(批示采购、监督部门) →校务公开办公室登记→资产处按规定组织采购。

第四章 采购预算

第八条 采购预算编制及审批。使用部门对采购需求进行汇总后，编制采购预算报经费管理职能部门审核。购买单价价格在人民币40万元以上（含40万元）的仪器设备均应由业务主管部门组织专家进行购置论证，也可视具体情况委托各部门组织专家进行论证。重点论证贵重仪器设备的布局、配置、购置的必要性和合理性，并将通过论证的结果报主管校领导审批，审批结果将作为执行购置计划的依据。项目执行过程中，购置计划若有重大修改，须按立项程序重新办理报批手续。

第九条 市场调研和标底的确定。对于单项采购金额在5万元以上（含5万元）的采购，根据项目需要，物资设备采购小组共同对拟采购物资设备的市场情况进行调查，确定项目标底，标底作为项目招标的最高限价。最高限价在招标文件中公布。

第五章  采购方式

第十条 学校物资设备采购实行政府采购与学校组织采购相结合，以政府采购为主。凡单项采购金额在人民币10万元以上（含10万元）的物资设备采购及其政府主管部门有明确要求实行政府采购的，均须实行政府采购。

第十一条 资产管理处负责政府采购相关事宜的组织和实施，其具体管理办法按政府采购办法执行。

第十二条　学校组织物资设备采购采用公开招标（含协议供货）、邀请招标、询价、竞争性谈判、单一来源、网上竞价等采购方式。

（一）公开招标采购是指学校物资设备采购部门(统称招标人)通过报刊、电子网络或其他方式，公开向社会发布招标公告，接受符合招标文件规定的不特定法人(统称投标人)参加投标竞争的采购方式。

协议供货是指通过公开招标方式确定协议供货的供应商和协议产品，在协议有效期内，采购人直接或通过谈判或询价等方式与协议供应商签订供货合同的一种采购形式。

（二）邀请招标采购是指学校根据厂家的生产能力、技术水平等因素，以投标邀请书方式邀请3个及其以上特定的供应商投标的采购方式。

（三）询价采购是指学校向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，学校从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

（四）竞争性谈判采购是指学校与符合资格条件的供应商就采购物资事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，学校从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

（五）单一来源采购是指学校从某一特定供应商处直接购买物资的采购方式。

（六）网上竞价是指通过“高校仪器设备竞价网”发布采购信息进行网上竞价采购的方式。

　　第十三条 符合下列情形之一的物资设备采购项目，必须采用公开招标方式进行采购：

　　（一）利用国家专项资金进行的物资采购；

（二）利用学校专项资金且采购金额符合下列条件之一的物资设备采购：

1. 单项金额在5万元以上（含5万元）的教学、科研、行政仪器设备采购；

2. 单项金额在3万元以上（含3万元）的家具(包括办公家具、宿舍家具、其他家具等)采购。

（三）国家和学校规定的其他应实行公开招标的采购项目。

药品、试剂和电子元件等消耗品的采购可以通过公开招标确定供应商后实行协议供货。

　　第十四条 符合下列情形之一的物资设备采购项目，可采用邀请招标方式进行采购：

　　（一）所购物资设备市场价格比较透明，采购人对市场价格比较了解，拟采购的物资设备金额较少。

（二）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。

第十五条 属于标准规格且价格弹性不大的，可以采用询价采购方式。

第十六条 符合下列情形之一的物资设备采购项目，采用竞争性谈判方式采购：

（一）公开招标后，没有3家及其以上的合格供应商参与投标的，经主管校领导批准，可直接转入本方式采购；

（二）出现了不可预见的急需采购，又无法按公开招标方式采购的；

（三）招标准备需要时间较长不能满足使用需要的；

（四）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（五）不能事先计算出价格总额的。

　　第十七条 有下列情形的单项或批量采购项目，经学校物资采购领导小组同意后，可以采取单一来源采购方式：

　　（一）只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；

　　（二）属于原采购项目不可替代的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；

（三）预先已声明需对原有采购进行后续扩充的；

（四）由学校采购领导小组认定的。

第十八条 单项采购金额在10万元以下的通用设备（包括计算机、便携式计算机、服务器、网络设备、复印机、文印设备、多功能一体机、打印机、传真机、扫描仪、投影机、相机、摄像机、移动存储设备、空调等），可采用网上竞价方式采购。

第十九条 下列物资设备采购项目由资产管理处组织使用部门和监察处根据所采购物资的性质、供货情况等分别采取询价采购、市场直接采购等合适的方式共同采购：

（一）单项金额在5 万元以下的教学、科研、行政设备采购。

（二）单项金额在3万元以下的家具采购。

第二十条 未经学校批准，学校任何部门不能自行组织物资设备采购、规避政府采购和学校组织采购。否则，资产不能入账，财务部门不办理付款。

第六章  采购程序

第二十一条  公开招标的程序：

（一）招标文件的准备

　　1.招标项目清单的填报。已列入学校经费预算并获相关部门批准的采购项目，由物资使用部门编制采购计划，确定拟购物资的品名、数量、型号、规格、技术指标参数、交货日期及其他要求。除特殊需要外，使用部门提供的技术参数必须是通用的（原则上不能指定品牌），不能针对某一特定的供应商，但可提供同类型档次几个品牌作为参考。为保证招标工作的正常有序开展，使用部门的申购报告应提前十五天交至资产管理处，资产管理处原则上每月最多组织二次招标采购工作。

2.招标文件的起草。资产管理处根据用户要求和有关规定起草采购项目招标文件。主要内容包括：招标货物一览表、技术规格要求、投标人须知(包括招标内容、投标人资质要求、招标书、投标书的递交、招标方式与程序、投标费用、招标日程安排、授予合同)、评审及决标办法、合同一般条款和合同附件。招标文件起草完成后，一般项目标书由采购部门、使用部门共同审定，监察处进行监督，重大项目标书由学校物资采购领导小组审定。

（二）发标

　　招标文件制作完成后，由学校资产管理处通过网络等媒体对外发布招标公告。招标公告主要内容包括：招标货物一览表、技术规格要求、投标人须知(包括招标内容、投标人资质要求、招标书、投标书的递交、招标方式与程序、投标费用、招标日程安排)、报名时间、报名地点、项目报名联系人姓名与电话、采购监督人员姓名与电话等。

（三）开标

在供应商投标书送达后，按招标文件确定的时间、地点进行现场公开开标。由学校资产管理处从校内评标专家库中抽取专家评委，学校纪委监察处监督评委的抽查，并填写评委抽查登记表。开标时，由评标小组指定人员对投标文件的密封情况进行检查，当众拆封和宣读投标文件。资产管理处指定专人对开标过程进行记录，并连同招标书、投标书一起存档备查。

（四）评标

评标工作由评标小组负责实施，评标小组对不同供应商投标书中物资的配置、报价、售后服务承诺、付款要求等内容进行认真评审和比较，确定中标的供应商。

（五）中标及采购合同的签订

　　评标结果产生后，由资产管理处向中标人发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人，同时在校园网上公布中标结果和中标金额。中标通知书发出后，由资产管理处按照招标文件和中标人投标文件要求与中标人洽谈起草书面采购合同，按合同签批程序报批。

第二十二条 邀请招标的程序参照公开招标程序进行操作。

第二十三条 协议供货的程序。由学校通过公开招标方式确定三家或三家以上的协议供应商资格，资格期限一般为两年。在资格期限内使用部门可根据具体需求选择其中的一家或多家供应商洽谈供货产品和价格，并将最终采购结果报资产处备案。

第二十四条 竞争性谈判、询价采购方式的程序。由资产管理处组织采购小组，同供应商进行谈判或询价。采购小组由资产管理处处长任组长，成员由资产管理处、使用部门、监管部门的人员组成，采购小组成员数为3或5人以上的单数。供应商若能满足项目的采购要求，可确定为采购供应单位，采购小组将谈判或询价会议纪要送资产管理处备案后正式通知供应商，签订采购合同。

第二十五条 单一来源采购方式的程序。由采购部门、使用部门、监管部门组成谈判小组，根据预先拟订好的价格构成和合同主要条款等内容，与供应商进行谈判，待价格和售后服务等内容谈妥后，共同签订合同。

第二十六条 网上竞价采购的程序。由使用部门提交申购报告，经校领导批准同意后，由资产管理处登录“高校仪器设备竞价网”录入采购信息，注册供应商报价，使用部门、资产管理处和监管部门审核，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定中标供应商。

　　　　　　　　　第七章 合同签订

　　第二十七条 凡一次采购金额超过人民币5万元以上（含5万元）的物资采购必须签订采购合同，采购金额在5万元以下的视具体情况而定。

　　第二十八条 招标采购确认供货商后，由资产管理处与供货商草拟合同，按学校合同申报程序与供货方签订供货合同。

第二十九条 物资设备采购合同应至少预留合同总金额的5%作为合同质保金，质保金预留期限至少一年，在供应商承诺的质保期满后若所供货物或服务无质量问题，则全额退还质保金，否则，不予退还。国产设备采购一般不预付订金。

    第三十条 供需双方签订供货合同后，应按合同约定的条款严格执行，原则上不能变更合同，如确需变更，应以书面报告经批准后才能变更，合同变更内容以变更纪要确认为准，擅自单方面变更合同作变更无效处理。

第八章 验收付款

　　第三十一条 采购物资设备到货安装调试完成后，经试运行一个星期，由使用部门向资产管理处提交验收申请，资产管理处组织参与采购的监督部门一同进行验收。使用部门需有两人以上（含两人）在验收报告上签具意见，并由使用部门资产管理员进行资产登记。

第三十二条 财务部门根据学校批准的采购项目的立项文件、物资采购清单和采购合同、验收报告、按学校财务规定签字的单据或发票、资产入库登记等，经审核无误后，按合同条款办理付款手续。

单项采购金额在5万元（家具3万元）以下的物资采购，凭采购经费审批报告、验收报告和发票办理付款手续，其中发票上需使用部门和资产处主要领导、经费出处部门主要领导及主管副校长签字。

单项采购金额在5万元（家具3万元）以上（含5万元、3万元）10万元以下的物资采购，凭采购经费审批报告、评标会议纪要、采购合同（金额大于5万元）、验收报告和发票办理付款手续，其中发票上需使用部门和计财处（单张发票金额大于5万元）、资产处主要领导、经费出处部门主要领导及经费出处部门主管副校长签字。

单项采购总额在10万元以下通过“高校仪器设备竞价网”进行网上竞价的采购，凭采购经费审批报告、网上竞价申购记录单、采购合同（金额大于5万元）、验收报告和发票办理付款手续，其中发票上需使用部门和计财处（单张发票金额大于5万元）、资产处主要领导、经费出处部门主要领导及经费出处部门主管副校长签字。

单项采购金额在10万元以上（含10万元）的物资采购，凭采购经费审批报告、政府采购合同、验收报告和发票办理付款手续，其中发票上需使用部门和计财处（单张发票金额大于5万元）、资产处主要领导、经费出处部门主要领导及经费出处部门主管副校长和法人代表签字。

原装进口设备凭预付款申请报告、经费审批报告、政府采购合同、进口设备委托代理协议（如中标供应商有进出口代理权不需要）和外贸合同办理预付款手续，其中预付款申请报告上需使用部门和财务处、资产处主要领导、经费出处部门主要领导及经费出处部门主管副校长和法人代表签字。待验收合格后再凭经费审批报告、政府采购合同、进口设备委托代理协议、外贸合同和发票办理冲账手续，发票上需使用部门和计财处、资产处主要领导、经费出处部门主要领导及经费出处部门主管副校长和法人代表签字。

质保期满后，凭质保金支付申请表及采购合同复印件退还质保金。

　　　　　　　　　第九章  采购监督

　　第三十三条 学校纪委监察处、计财处、审计处、工会为学校物资设备采购监督部门，负责对物资设备采购工作进行监督，具体办法按《衡阳师范学院物资采购监督实施办法（试行）》执行。

　　　　　　　　　第十章  罚则

　　第三十四条 采购部门有下列情形之一的，其采购或招标无效，学校计财处不予付款。由学校责令采购部门改正，并给予警告，对责任人由学校给予行政处分。触犯刑律的交司法机关处理。

　　(一)未经批准擅自采购的；

　　(二)擅自提高采购标准的；

(三)与供应商违规串通，开标前与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行协商谈判的；

　　(四)采购当事人或评标专家与投标人存在利害关系应予回避而未回避，存在利益输送经核查属实的；

　　(五) 存在商业贿赂情况的；

　　（六）中标通知书发出后，无正当理由不与中标人签订采购合同的；

　　（七）未经批准，擅自变更合同实质内容的；

　　（八）其他违反法律、法规和学校有关规定的。

　　第三十五条 供应商有下列情形之一的，采购无效。情节严重的，取消其进入学校物资设备采购市场资格。

　　(一)提供虚假材料，骗取学校物资采购供应商资格的；

　　 (二)提供虚假投标材料的；

　　 (三)采用不正当手段诋毁、排挤其他潜在投标人的；

　　(四)与采购部门违规串通的；

　　(五)开标后与招标人进行有可能影响评标结果的实质性协商谈判的；

　　(六)中标后，无正当理由不签订采购合同的；

　　(七)向学校采购部门行贿或者提供其他不正当利益的；

　　(八)其他违反法律、法规的。

　　第三十六条 学校物资设备采购有关部门的工作人员，不履行本办法的规定，循私舞弊、滥用职权、玩忽职守的，由学校给予行政处分。情节严重构成犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。

　　　　　　　　第十一章  附  则

第三十七条 南岳学校物资设备采购参照本管理办法执行。

第三十八条 图书采购根据本管理办法制定实施细则。　　

第三十九条 本办法由学校资产管理处负责解释。

第四十条 本办法自发文之日起施行。学校过去有关规定与本办法不符的，以本办法为准。原《衡阳师范学院物资设备(含图书)采购办法》（院资字[2010]3号）同时废止。